Comment refacturer ses notes de frais à son client ?

Le problème de la refacturation des frais par une entreprise à son client est effectivement assez complexe. Il est traité par l’Article 267 du Code Général des Impôts.

Il a, par ailleurs, fait l’objet de multiples débats comptables et fiscaux dont la question posée au parlement et publiée au Journal Officiel du 28/07/2015.

Il ressort de ces textes, comme vous l’avez souligné, 3 possibilités :

  1. Une facturation des frais sous forme de débours.
  2. Une facturation des frais avec facturation, systématique, de la TVA.
  3. Une facturation des frais en séparant les dépenses avec TVA récupérable et les dépenses sans TVA déductible.

1ère Possibilité : Facturation des frais sous forme de débours

Avantage des débours

L’avantage du débours est qu’il permet de refacturer les frais engagés pour son client sans les rendre taxables à la TVA.

Dans la mesure où de plus en plus d’entreprises ne sont plus assujetties à la TVA, cela peut représenter un certain avantage de ne pas refacturer 20% de TVA à son client …

Inconvénients des débours

L’inconvénient principal des débours est le respect du formalisme. Les règles doivent être suivies rigoureusement au risque de voir ces frais devenir assujettisables à TVA en cas de contrôle …

Les règles à respecter

Pour être assimilés à des débours et remboursés sans supporter la TVA de l’entreprise qui les facture, l’entreprise doit remplir les conditions suivantes :

  • Les factures initiales de frais sont faites au nom du client (voir le cas particulier des notes de restaurant ci-dessous).
  • La facturation à l’Euro près (sans aucune marge ni perte).
  • La comptabilisation de ces frais dans des comptes de suivi (vous utilisez le compte 467).
  • La justification de ces comptes de frais au client (on parle de reddition de compte au commettant).
  • La possibilité de justifier, auprès de l’Administration fiscale, de la nature et du montant précis des dépenses engagées.
  • Enfin, pour sécuriser l’opération de « non assujettissement » à la TVA, l’administration conseille aux entreprises de faire signer, par leurs clients, un mandat préalable et explicite de remboursement des frais engagés pour leurs comptes.

Le cas particulier des frais de restaurant

En ce qui concerne les factures de restaurant, il existe deux possibilités :

  1. La note de restaurant est inférieure à 150 € HT.
  2. La note de restaurant est supérieure à 150 € HT.

La note de restaurant est inférieure à 150 € HT

Si la facture de restaurant est inférieure à 150 € HT, l’impression du nom du client n’est pas exigée, par l’administration fiscale, sur la facture.

La note de restaurant est supérieure à 150 € HT

Au-delà de 150 € HT, les notes de restaurant doivent comporter le nom de l’entreprise qui va déduire la TVA (en d’autres termes, le client). Cette mention peut être faite par l’apposition d’un cachet au verso de la note.

Le traitement comptable des débours

Dans la comptabilité de votre entreprise (celle qui avance et refacture les débours), ces frais sont saisis en TTC dans le journal des achats. Pour ces débours on va utiliser un compte de « pointage ». Vous proposez l’utilisation du compte 467, ce qui me semble cohérent.

Ce compte est débité au moment de l’engagement des frais. Ce même compte est crédité lorsque l’entreprise refacture ces frais à son client.

A l’issue de ces opérations, le compte des débours est soldé.

Exemple d’écritures de comptabilisation des débours :

Imaginons que vous ayez signé, avec votre client, un mandat de refacturation de frais sous la forme de débours (mandat n°018). Ces frais concernent une dépense de restaurant pour 80 €.

A titre d’exemple, nous allons utiliser une subdivision du compte 467000. En effet, pour assurer un meilleur suivi comptable, nous utiliserons le compte 467018 (pour rappeler le numéro de mandat : 018).

Le 30/04/2018, vous collectez la facture pour le compte de votre client, lors de ce repas :

Date Compte Libellé Débit Crédit
30/04/2018 401RES Restaurant 80,00
30/04/2018 467018 Compte de débours Mandat n°018 80,00

Le 30/04/2018, vous réglez cette facture pour votre client :

Date Compte Libellé Débit Crédit
30/04/2018 401RES Restaurant 80,00
30/04/2018 512000 Banque 80,00

Le 01/05/2018, vous émettez votre facture de débours à votre client :

Date Compte Libellé Débit Crédit
01/05/2018 467018 Compte de débours Mandat n°018 80,00
01/05/2018 411CLI Compte client 80,00

A l’issue de ces écritures, les comptes 401RES et 467018 sont biens soldés (principe de la partie double).

Il ne vous reste plus qu’à encaisser votre client : le compte 411CLI est bien débiteur de 80 €…

2ème Possibilité : Facturation systématique des frais avec la TVA

Avantages de la facturation des frais avec TVA

C’est la solution la plus simple et la plus sûre à mettre en place. De plus, elle permet de dégager une marge supplémentaire sur les frais engagés.

Inconvénients de la facturation des frais avec TVA

Elle est bien plus coûteuse pour le client, surtout s’il ne récupère pas la TVA.

De plus, ce système de refacturation des frais génère de la TVA sur des frais qui en sont, normalement, exonérés : billets de train…

Le traitement comptable des frais refacturés avec TVA

Dans la comptabilité de votre entreprise, ces frais sont saisis en HT avec TVA déductible. Bien évidemment, cette possibilité n’est offerte que si ces frais génèrent une TVA admise en déduction pour votre entreprise.

Exemple d’écritures comptables de frais refacturés avec TVA :

Reprenons notre exemple de note de restaurant pour 80 €. La TVA déductible s’élève à 5 €

Le 30/04/2018, vous déjeunez à ce restaurant.

Dans votre comptabilité, la saisie de la facture donne cette écriture :

Date Compte Libellé Débit Crédit
30/04/2018 401RES Restaurant 80,00
30/04/2018 445660 Etat, TVA déductible 5,00
30/04/2018 625200 Frais de Restaurant 75,00

Dans votre journal de banque, l’écriture de règlement de cette note devrait être :

Date Compte Libellé Débit Crédit
30/04/2018 401RES Restaurant 80,00
30/04/2018 512000 Banque 80,00

Le 01/05/2018, vous émettez votre facture de frais à votre client. Imaginons que vous refacturiez ces frais 100 € HT (car rien ne vous oblige à les facturer à l’euro près). Les frais refacturés seront mis au crédit du compte 708 « Produits des activités annexes » avec la facturation d’une TVA collectée correspondante (compte 445710). L’écriture de refacturation des frais est la suivante :

Date Compte Libellé Débit Crédit
01/05/2018 708000 Produits des activités annexes 100,00
01/05/2018 445710 Etat, TVA collectée 20,00
01/05/2018 411CLI Compte client 120,00

A l’issue de ces écritures, le compte de votre fournisseur (401RES) est bien soldé.

Il ne vous reste plus qu’à encaisser votre client mais pour 120 €, cette fois-ci…

3ème Possibilité : facturation des frais avec séparation des frais assujettis à TVA et les autres

Cette possibilité permet d’utiliser le système des débours pour les frais qui ne génèrent pas de TVA déductible et une refacturation avec TVA pour les frais qui permettent de déduire la TVA.

Il s’agit donc d’un regroupement des deux solutions précédentes.

Avantages

Les avantages sont très modestes. Ils ne résident que dans la possibilité de dégager une marge supplémentaire uniquement sur les frais à TVA déductible.

Inconvénients

Cette solution conserve tous les inconvénients des débours en complexifiant, un peu plus, le traitement comptable.

Le traitement comptable des frais refacturés en séparant ceux avec TVA déductible et les frais sans TVA déductible

Reprenons notre exemple de note de restaurant pour 80 €. La TVA déductible s’élève à 5 €.

Imaginons que l’entreprise ait un mandat pour refacturer ses déplacements sous forme de débours (mandat n°019) et que, le 30/04/2018, elle ait fait aussi un déplacement en train pour 45 €.

Le 30/04/2018, la saisie de la facture de restaurant et du déplacement en train donnent ces écritures :

Date Compte Libellé Débit Crédit
30/04/2018 401RES Restaurant 80,00
30/04/2018 44566 Etat, TVA déductible 5,00
30/04/2018 6252 Frais de Restaurant 75,00
30/04/2018 401SNCF SNCF 45,00
30/04/2018 467019 Compte de débours Mandat n°019 45,00

Dans votre comptabilité, les écritures de règlement de ces factures devraient être :

Date Compte Libellé Débit Crédit
30/04/2018 401RES Restaurant 80,00
30/04/2018 512000 Banque 80,00
30/04/2018 401SNCF SNCF 45,00
30/04/2018 512000 Banque 45,00

Le 01/05/2018, vous émettez votre facture de frais et de débours à votre client.

Cette facture comprendra la facturation des frais de restaurant (pour 100 € HT) et des débours pour le train (45 € TTC).

L’écriture correspondante sera la suivante :

Date Compte Libellé Débit Crédit
01/05/2018 708000 Produits des activités annexes 100,00
01/05/2018 445710 Etat, TVA collectée 20,00
01/05/2018 467019 Compte de débours Mandat n°019 45,00
01/05/2018 411CLI Compte client 165,00

A l’issue de ces écritures, les comptes de vos fournisseurs (401RES et 401SNCF) sont bien soldés ; le compte de débours (467019) l’est aussi.

Il ne vous reste plus qu’à encaisser votre client pour 165 €.

Conclusion

Comme vous le voyez, la solution de la refacturation des frais avec TVA est vraiment la solution la plus souple et la plus facile à mettre en place.

C’est pour cette raison que nous la conseillons.

Maintenant, si la rigueur et les exigences administratives ne vous repoussent pas, vous pouvez aussi opter pour la facturation selon le système des débours.

Hervé Chekroun

Besoin d'un expert-comptable ?

Nous vous mettons en relation avec l'expert-comptable qu’il vous faut, près de chez vous

Trouver mon expert-comptable
Share
Publié par
Hervé Chekroun

Articles récents

Montant négatif dans un bilan comptable : c’est possible ?

Vous vous demandez si vous pouvez mettre un montant négatif dans un bilan ? Où s'il est possible d'utiliser un montant…

il y a 6 jours

Faut-il passer par un expert-comptable en ligne ?

Un expert-comptable est souvent comparé à un "médecin" pour une entreprise. Il récolte les documents, procède aux enregistrements comptables, dresse…

il y a 2 semaines

Quels documents comptables fournir à votre expert-comptable ?

Que vous soyez en création d'entreprises ou un entrepreneur établi, vous avez certainement confié une mission de tenue de votre…

il y a 1 mois

Loueur meublé non professionnel : le SIRET est-il obligatoire ?

Vous avez déclaré des revenus fonciers en Loueur Meublé Non Professionnel (LMNP) et vous vous demandez si vous devez avoir un numéro…

il y a 2 mois

Comment comptabiliser le prélèvement à la source ?

La comptabilisation du prélèvement à la source a été définie par l'Autorité des Normes Comptables (ANC). En effet, dans son règlement N°2018-02 du 06…

il y a 2 mois

Dissolution et liquidation : quels bilans fournir aux impôts ?

Vous allez réaliser la dissolution puis la liquidation de votre société. Vous vous demandez quels bilans devrez-vous fournir aux impôts ? C'est…

il y a 2 mois

1 000 personnes choisissent LeBonComptable.com chaque jour

Avec leboncomptable.com, trouvez le bon expert-comptable près de chez vous !

+300 experts-comptables vérifiés

Le plus large réseau d’experts-comptables en France pour l’ensemble des domaines de compétences

30 000 visiteurs mensuels

Plus de 1 000 personnes consultent LeBonComptable.com chaque jour pour trouver un expert-comptable

Gratuit et sans engagement

Contactez gratuitement et sans inscription de nombreux experts-comptables près de chez vous

Trouver mon expert-comptable