Il n’y a que deux livres comptables qui peuvent être obligatoires dans une entreprise. Il s’agit du livre-journal et du grand-livre. En effet, depuis le 1er janvier 2016, le livre d’inventaire n’en fait plus parti (Décret n°2015-903 du 23/07/2015).
Quelles entreprises doivent obligatoirement tenir ces livres comptables ?
Ces livres comptables sont obligatoires pour la majorité des entreprises inscrites au Registre du Commerce. C’est l’Article R 123-173 du Code de Commerce qui définit cette obligation. Cependant, dans la pratique, il existe de nombreuses exceptions.
Une micro-entreprise a-t-elle l’obligation de remplir ces livres comptables ?
Non, une micro entreprise n’a pas à respecter cette obligation de tenue de livres comptables. Cette exception est clairement établie par l’Article R 123-206 du Code de Commerce.
Les professions libérales sont-elles concernées par ces livres comptables obligatoires ?
Non, la plupart des professionnels libéraux ne sont pas concernés par cette obligation. En effet, comme nous l’avons vu précédemment, la tenue obligatoire des livres comptables ne concerne que les entreprises inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés. Or, si vous exercez en tant que professionnel libéral en nom propre, vous êtes inscrit à l’URSSAF (et non pas au RCS). Par contre, si vous êtes en société (EURL, SARL, SASU, SA …), votre inscription devra être faite auprès du Registre du Commerce et des Sociétés. Dans ce cas, vous redevenez assujetti à cette obligation de tenue de livres comptables. En résumé, seuls les professionnels libéraux, exerçant en société, doivent obligatoirement remplir ces deux livres comptables.
La SCI face à cette contrainte de tenue de livres comptables ?
Les Sociétés Civiles Immobilières sont normalement dispensées de tenue de ces livres comptables. En fait, si vous avez une SCI, vous devrez enregistrer vos écritures comptables et tenir vos livres (livre-journal et grand-livre) dans les trois cas suivants :
- Votre SCI a opté pour le régime d’imposition « Impôt sur les Sociétés » ;
- Vous ou l’un de vos associés avez inscrit vos parts sociales dans un actif professionnel ;
- Votre SCI est assujettie à la TVA.
Qu’est-ce que le livre-journal en comptabilité ?
Le livre-journal est un « registre » qui mentionne toutes les opérations comptables de votre entreprise. On l’appelle aussi journal général ou journal centralisateur. Il est composé, au moins, de 5 colonnes :
- une colonne date ;
- une colonne numéro de compte ;
- une colonne libellé ;
- une colonne débit ;
- une colonne crédit.
Grâce aux comptabilités informatisées, ce livre-journal est de plus en plus succinct. Il ne comprend plus que quelques lignes comptables. Ces lignes reprennent les totaux mensuels des différents journaux auxiliaires. En contrepartie, ces journaux auxiliaires vont lister, jour après jour, les différentes écritures comptables. Dans une comptabilité « classique », il existe, généralement, 5 journaux auxiliaires correspondant à 5 domaines comptables :
- le journal d’achat (pour les achats) ;
- le journal de vente (pour les recettes) ;
- le journal de banque (pour les opérations bancaires) ;
- le journal de caisse (pour les opérations en espèces) ;
- le journal d’Opérations Diverses (pour les écritures de fin d’exercice comptable).
Tous ces journaux utiliseront de multiples comptes que vous retrouverez, triés, dans le grand livre.
Que comprend le grand- livre en comptabilité ?
Le grand livre rassemble tous les comptes utilisés dans votre comptabilité. Dans votre grand livre, ces comptes sont classés dans un ordre croissant. Lorsque vous étudiez un de ces comptes, chaque ligne est tirée d’une ligne d’écriture de votre livre-journal.
La présentation du grand-livre suit celle de ce livre-journal. Seule la colonne « numéro de compte » est remplacée par la colonne « journal ». L’avantage du grand livre réside dans la possibilité d’accéder, immédiatement, à toutes les opérations comptables qui ont impacté un compte, en particulier.
Comment tenir ces livres comptables obligatoires ?
Vous pouvez tenir vos livres comptables de deux façons :
- soit, manuellement ;
- soit, avec un logiciel informatique.
Quelles règles appliquer si l’entreprise tient ses livres comptables manuellement ?
Ces règles relèvent, à la fois, du Code du commerce, du Plan Comptable Général et du Code Général des Impôts. Ainsi, l’Article L123-174 du Code du Commerce oblige, tout commerçant, à enregistrer, chronologiquement, les mouvements comptables affectant son patrimoine.
De son côté, le Plan Comptable Général et son Article 921-3 vous oblige à tenir vos livres comptables sans blanc, ni altération d’aucune sorte. Quant au Code Général des Impôts, il fixe les règles de présentation et de conservation de vos documents comptables obligatoires. Cependant, c’est grâce au Décret n° 2002-312 du 26 février 2002 que vous n’avez plus l’obligation de faire coter et parapher vos livres comptables …
Quelles sont les règles pour une comptabilité informatisée ?
Contrairement au logiciel de caisse, il n’existe pas de logiciel comptable agréé par l’administration. L’Article L96 J du Livre des Procédures Fiscales oblige, seulement, les éditeurs de logiciels comptables à fournir les codes de leurs programmes sur demande de l’administration fiscale. Néanmoins, ces progiciels doivent respecter les principes édictés par l’administration, à savoir :
- Possibilité de modifier les écritures avant validation ;
- Obligation de valider les écritures avant clôture des comptes ;
- Intangibilité et inaltérabilité des écritures validées.
La loi sur la sécurité et la fiabilité des écritures comptables encadre tout ce qui concerne la conservation et l’archivage des données sous une forme numérique. L’administration met à la disposition des entreprises un outil de test (sur les Fichiers des Ecritures Comptables) afin de valider la bonne application de ces règles.
Si vous respectez bien toutes ces obligations, il ne vous reste plus qu’a conserver ces documents comptables (papiers ou numériques) suffisamment longtemps …
Combien de temps doit-on conserver ces livres comptables obligatoires ?
L’Article L123-22 du Code de commerce prévoit un délai de conservation pour ces livres comptables de 10 années. Par contre, en cas de contrôle, l’administration fiscale ne vous les réclamera que pour les 6 derniers exercices comptables (Article L102 B du LPF). Enfin, sachez que ce délai commence à la dernière opération présente sur chacun de vos livres comptables …
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